Facturar es el dinero que entra. Ganar es el que queda después de pagar todo, incluido su propio salario. Una tour operadora en Costa Rica puede facturar treinta millones de colones al año, tener la agenda llena en temporada alta, y aun así dejarle a su dueño menos que un trabajo asalariado. No es mala suerte ni falta de clientes: es una operación que confunde facturación con ganancia. Este artículo explica dónde se va la plata, y cómo saber si le está pasando a usted.

La diferencia, en una frase

Usted puede llenar todos sus tours y estar perdiendo dinero en cada uno.

Suena imposible, pero es una situación común entre operadores pequeños. La facturación mide cuánta plata pasó por sus manos. La ganancia mide cuánta se quedó. Y entre una y otra hay una lista de costos que casi nadie suma completa: la comisión de la plataforma, el IVA, el transporte, las entradas, la comida, los gastos administrativos que corren aunque usted no opere tours, y el más olvidado de todos, su propio trabajo.

Cuando esa lista se suma bien, muchos tours que se sentían buenos resultan estar dejando migajas.

Un tour lleno que no deja nada

Tomemos un ejemplo concreto: Usted opera un tour de un día y lo vende a $85 dólares (Rack) por persona. Sale con seis pasajeros. Facturó $510 dólares. El tour estuvo lleno, los clientes quedaron felices, dejaron buena reseña. Por dentro se siente como un gran día.

Veamos qué queda:

Los costos directos del tour:

• transporte, unos $80 dólares. Suponiendo que es tercerizado. 
• Entradas a los parques, $15 pp = $90. 
• Almuerzo para el grupo, $12pp = $72.
• Gastos varios (agua, refrigerio, imprevistos), $5pp= $30.

Ahí van 272 dólares. Le quedan 238.

Ahora, ¿qué pasa si ese pasajero no llegó directo sino por un intermediario? Si vino por una OTA como Viator o GetYourGuide, la comisión ronda entre el 20% y el 30% de la venta. A un 25% , son casi 128 dólares que se fueron en comisiones. Le quedan $110.

Recuerde que el 15 del siguiente mes le va a tocar pagar el 13% de IVA, que reduce un poco más. Y falta lo que casi nadie descuenta: su tiempo. Usted guió ese tour. Si tuviera que pagarle a un guía por ese día, le costaría al menos 60 o 70 dólares. Como lo hizo usted, siente que se lo ahorró. Pero no se lo ahorró, sólo dejó de pagárselo. Descuéntelo y quedan unos 40 dólares.

Y todavía no tocamos los gastos administrativos que corren aunque usted no salga a operar: el seguro, el teléfono, el mercadeo, la página web, el ahorro para los meses de temporada baja en que casi no hay tours. Repartidos por tour, se llevan otro tanto.

El resultado de ese día lleno y feliz es una ganancia de entre 10 y 40 dólares, por una jornada completa de trabajo con seis personas a su cargo. Usted facturó $510, le pagó a todos (OTAs, transportista, restaurante, atracciones) pero usted se ganó lo de un almuerzo.

Por qué llenar más tours puede empeorarlo

Aquí está la parte contraintuitiva, y es la que más daño hace.

Si cada tour deja una ganancia mínima o negativa, vender más tours no lo saca del hueco: lo hace más profundo. Duplicar el volumen de tours a través de plataformas que cobran comisión duplica también la comisión, el desgaste, el combustible y las horas suyas. Escala el esfuerzo sin escalar necesariamente la ganancia. 

El instinto natural cuando la plata no alcanza es vender más. Pero si el problema es que cada venta deja poco, más ventas es más de lo mismo. Primero hay que arreglar cuánto deja cada tour. Después, llenarlos.

Por eso la frase que resume todo esto: su tour operadora casi nunca tiene un problema de ventas. Tiene un problema de rentabilidad.

Los cuatro huecos donde se va la plata sin que se note

En la mayoría de operaciones pequeñas, la fuga está en cuatro lugares. Ninguno aparece en el estado de cuenta como “pérdida”. Todos se disfrazan de normalidad.

Su salario no está en el costo. Si usted no se paga un sueldo fijo y vive de lo que sobra al final del mes, está subsidiando la operación con su trabajo . Peor aún si no se paga sus horas de guiado (como sí se las pagaría a cualquier otro guía). Yo estuve ahí, generaba ingresos por aparte para poder trabajar de gratis en mi negocio turístico. Entiendo por qué ve esa necesidad al inicio, pero procure no quedarse atascado en ese sistema mucho tiempo. Un negocio que sale a flote solo porque el dueño no cobra no es un negocio rentable y por ende, no es sostenible.

La comisión de la plataforma no sale de su ganancia: se come su ganancia. Muchos operadores calculan su margen y después restan la comisión, como si fuera un gasto menor. En un tour de margen ajustado, una comisión del 25 por ciento no recorta la ganancia: se la lleva casi entera. Si su rentabilidad depende de canales que le cobran comisión y usted no la tiene medida, su ganancia la está decidiendo alguien más.

No calcula bien su tarifa neta. Recuerde que la tarifa rack —el precio público— debe ser la misma en todos sus canales: la que ve el turista en su web es la misma que anuncia en todo lado. La tarifa neta, que es el precio privado que le da a cada agencia o revendedor, y que sale de restarle a la rack la comisión pactada. El problema se da cuando usted fija esa comisión sin saber cuánto le cuesta el tour: le concede a la agencia un 25 o 30 por ciento que sale directo de una ganancia que ni siquiera había medido. La neta se negocia con cada revendedor según el volumen que le genere, pero siempre desde su costo hacia arriba, nunca desde la rack hacia abajo a ciegas.

No sabe cuánto cuesta un mes parado. Sus costos fijos corren en temporada baja igual que en temporada alta. El seguro, los permisos, el mercadeo, el internet, luz, agua, no le preguntan si vendió. Si no sabe cuánto le cuesta sobrevivir un mes sin operar, no sabe cuántos tours necesita para no perder, y cada tramo bajo del año lo agarra por sorpresa.

Cómo saber si le está pasando

Hágase una sola pregunta, y respóndala sin calculadora: ¿cuánto ganó, en neto, en el último tour que operó?

Si tuvo que pensarlo, ese no es un problema de memoria. Es una señal de que la plata entra y sale sin que usted la esté midiendo por tour. Y lo que no se mide, no se mejora.

Si quiere una lectura rápida y honesta de dónde está su operación, hicimos un autodiagnóstico de rentabilidad de diez preguntas que le da un resultado en cuatro minutos. No es un curso ni una venta: es un espejo.

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Qué hacer con esto

Facturar mucho y ganar poco no se arregla vendiendo más tours que dejan poca ganancia, ni tampoco trabajando más horas. Se arregla conociendo bien sus números, cuánto cuesta cada tour y cuánto deja. Ese es el trabajo aburrido que casi nadie hace y que separa a una empresa de un autoempleo disfrazado.

El primer paso concreto es costear bien un tour: incluir todos los costos, los visibles y los invisibles, y ponerle precio a partir de ahí y no a partir de lo que cobra el de al lado. Escribimos una guía completa de cómo hacerlo para el contexto costarricense, con el IVA, las comisiones y las tarifas neta y rack incluidas. Ver: Recursos

Facturar mucho no es lo mismo que ganar mucho. La buena noticia es que la distancia entre las dos casi siempre tiene un origen concreto, medible, y mejorable. Pero primero hay que atreverse a mirar el número.